Chính sách đổi trả & hoàn tiền

Nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của Quý Đối tác, Quý Khách hàng trong quá trình hợp tác kinh doanh; đồng thời thống nhất quy trình xử lý đổi trả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty xin trân trọng ban hành và thông báo Chính sách Đổi Trả Sản Phẩm với các nội dung chi tiết như sau:
I. MỤC ĐÍCH ÁP DỤNG
1. Bảo vệ quyền lợi chính đáng của khách hàng và đối tác.
2. Đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong hoạt động kinh doanh.
3. Kiểm soát chất lượng sản phẩm lưu thông trên thị trường.
4. Hạn chế tổn thất, thất thoát và chi phí phát sinh.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
1. Áp dụng cho tất cả sản phẩm gạo và sản phẩm liên quan do Công ty phân phối.
2. Áp dụng cho các đối tác B2B, đại lý, siêu thị, điểm bán lẻ và khách hàng.
3. Áp dụng đối với các đơn hàng có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
III. ĐIỀU KIỆN CHUNG KHI ĐỔI – TRẢ
1. Sản phẩm còn nguyên bao bì, tem nhãn nhận diện.
2. Không bị hư hỏng do bảo quản sai quy định.
3. Có hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc chứng từ mua bán hợp lệ.
4. Có hình ảnh, video hoặc mô tả rõ tình trạng sản phẩm tại thời điểm yêu cầu đổi trả.
IV. CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC ĐỔI – TRẢ
1. Trường hợp lỗi chất lượng sản phẩm
Bao gồm nhưng không giới hạn:
– Gạo bị ẩm, mốc, vón cục, có mùi lạ.
– Gạo bị biến màu, lẫn tạp chất bất thường.

– Bao bì rách, hở mép gây ảnh hưởng đến chất lượng.
– Sản phẩm không đúng tiêu chuẩn công bố.
Thời hạn tiếp nhận:
– Gạo hút chân không: trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận hàng.
– Gạo xá: trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Hình thức xử lý:
– Đổi mới 100% sản phẩm.
– Hoặc hoàn tiền theo thỏa thuận.
2. Trường hợp giao nhầm hàng, thiếu hàng, sai chủng loại
– Giao sai loại gạo.
– Giao thiếu trọng lượng hoặc số lượng.
– Giao sai quy cách bao bì.
Thời hạn thông báo:
– Trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận hàng.
Hình thức xử lý:
– Đổi đúng sản phẩm theo đơn hàng.
– Hoàn tiền phần chênh lệch (nếu có).
V. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG ÁP DỤNG ĐỔI – TRẢ
1. Không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ.
2. Sản phẩm bị hư hỏng do bảo quản không đúng hướng dẫn.
3. Sản phẩm đã sử dụng quá mức cho phép.
4. Sản phẩm quá thời hạn đổi trả.
5. Sản phẩm khuyến mãi, tặng kèm có ghi rõ “Không áp dụng đổi trả”.
VI. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
– Khách hàng/đối tác liên hệ bộ phận kinh doanh hoặc CSKH.

– Cung cấp đầy đủ thông tin: mã đơn, ngày mua, lý do đổi trả.
Bước 2: Xác minh
– Bộ phận liên quan kiểm tra thông tin và tình trạng sản phẩm.
– Xác nhận đủ/không đủ điều kiện đổi trả.
Bước 3: Xử lý
– Thực hiện đổi hàng hoặc hoàn tiền theo chính sách.
– Lập biên bản đổi trả, cập nhật hệ thống.
VII. CHÍNH SÁCH HOÀN TIỀN
1. Hoàn tiền theo hình thức thanh toán ban đầu.
2. Trường hợp chuyển khoản: khách hàng cung cấp thông tin tài khoản hợp lệ.
3. Thời gian hoàn tiền: từ 01 – 03 ngày làm việc.
VIII. THỜI GIAN GIẢI QUYẾT
– Nội tỉnh: 24 – 48 giờ.
– Ngoại tỉnh: 03 – 07 ngày.
– Trường hợp cần kiểm tra chuyên sâu: tối đa 10 ngày.
IX. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN
1. Bộ phận Kinh doanh chịu trách nhiệm tiếp nhận và phối hợp xử lý.
2. Bộ phận Kho vận chịu trách nhiệm kiểm tra, thu hồi và xử lý hàng.
3. Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm hoàn tiền (nếu có).
X. HIỆU LỰC ÁP DỤNG
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và thay thế các quy định trước đây (nếu có).
Rất mong Quý Đối tác, Quý Khách hàng phối hợp thực hiện để quá trình hợp tác được minh bạch, hiệu quả và bền vững.
Trân trọng thông báo.